Tehokas hallitustyöskentely edellyttää suunnitelmallisuutta ja tavoitteellisuutta. Tämä pätee myös taloyhtiöiden hallituksiin. Uudelle hallitukselle on tärkeää ottaa haltuun taloyhtiöön ja hallitustyöskentelyyn liittyviä asioita.

Kiinteistölehti julkaisi tämän artikkelin kesäkuussa ja sen voit nyt lukea täältä.

Yhtiökokous valitsee hallituksen, joka aloittaa työnsä taloyhtiön asioiden hoitajana vaihtelevissa olosuhteissa. Monissa taloyhtiöissä uusien hallituksen jäsenten perehdyttäminen on mietitty etukäteen ja hoidetaan hyvin. Toisissa taloyhtiöissä uudet hallituksen jäsenet ”hyppäävät liikkuvaan junaan” ilman tietoa minne ovat matkalla, mitä pitäisi tehdä ja mitkä seikat heidän odotetaan hoitavan. Kuinka sinun taloyhtiössäsi hallitus käynnistää työnsä ja millä eväillä hallituksen jäsenten odotetaan selviävän kaudestaan kunnialla?

Hallituksen tehtävät ja toiminta

Heti hallituskauden alussa on hyvä kerrata asunto-osakeyhtiön hallituksen tehtävät, jotta ne muistetaan toimikauden aikana ja osataan keskittyä hallituksen tontilla oleviin asioihin. Jos hallituksen jäsenille ei kerrota mitä hommaan kuuluu ja mitä ei, niin mistä he sen voisivat tietää? Halutessaan tarkemmin perehtyä hallituksen toimintaan ja tehtäviin voivat hallituksen jäsenet osallistua koulutuksiin, joita muun muassa Kiinteistöliitto, kiinteistöyhdistykset, KIINKO ja muut toimijat järjestävät.

Hallituksen toiminta voi olla tavoitteellista ja suunnitelmallista toimintaa, jolla on päämäärä. Tai sitten hallitus voi vaan olla ja odottaa tuleeko jostain asioita, joihin sen pitäisi ottaa kantaa. Pelkkä oleminen ei useinkaan riitä, eikä se ole taloyhtiön ja sen osakkaiden edun mukaista. Hallituksen odotetaan toimivan ja hoitavan taloyhtiön asioita yhtiökokousten välillä. Toimiakseen hyvin hallitus tarvitsee tietoa lukuisista asioista, joihin sen tulee perehtyä.

Taloyhtiön nykytilan arviointi

Hallituksen tulee olla tietoinen siitä missä tilassa taloyhtiö on niin tekniseltä kunnoltaan kuin myös taloudellisesti. Teknisen kunnon osalta hallituksella tulee olla tieto onko taloyhtiössä millaisia korjauksia tehty aiempina vuosina ja onko tehty kuntotutkimuksia tai kuntoarvioita. Uuden asunto-osakeyhtiölain mukaisen kunnossapitotarveselvityksen esittämiseksi yhtiökokoukselle hallitus tarvitsee tiedot taloyhtiön teknisestä kunnosta.

Taloudellisen aseman tunteminen antaa hallituksen mahdollisuuden tehdä realistisia ratkaisuja myös eurot huomioiden. Taloushallinnon organisointi, budjettiseuranta, rahoitustilanne, erilaisten avustukset, jaksotuskäytännöt sekä muut seikat on hyvä hallituksen hallita, jotta talouden seuranta ja ohjaaminen olisi hallitukselle mahdollista.

Keskeneräiset asiat ja hankkeet on tarpeen saattaa uuden hallituksen tietoon heti hallituskauden alussa. Näin hallitus pystyy hoitamaan juohevasti myös asiat, jotka ovat aiempien hallitusten aloittamia tai muutoin kesken pitkäkestoisuudesta tai muista syistä johtuen.

Taloyhtiöissä on erilaisia käytäntöjä ja omia vakiintuneita menettelytapoja hoitaa asioita. Nämä erityispiirteet ja erikoisuudet – esimerkiksi poikkeukset yhtiökokouksessa päätetystä normaalista vastuunjakokäytännöstä – on syytä saattaa hallituksen jäsenten tietoon.

Tavoitteet – millainen talosta halutaan?

Taloyhtiön tavoite- tai tahtotila eli millainen osakkaat haluavat oman talonsa olevan on syytä olla hallituksen tiedossa, jotta hallitus pystyy omilla toimillaan ja päätöksillään viemään taloyhtiötä kohti tuota päämäärää. Jos osakkaiden näkemystä ei ole muodostettu, hallituksen on hyvä selvittää sitä kyselyin ja osakasilloissa ja näin valmistella kiinteistöstrategiaa yhtiökokoukselle.  Strategiset pohdinnat taloyhtiön tulevaisuudesta eivät saa olla teoreettista pohdintaa, vaan jokaisen yhtiön normaalia toimintaa. Tällä toiminnalla pyritään hakemaa kestävä pohja taloyhtiön toiminnalle ja toimenpiteille osakkaiden asunto-omaisuuden ja asukkaiden asumistyytyväisyyden kehittämiseksi.

Yhtiöjärjestys toiminnan perustana

Hallituksen jäsenten, muidenkin kuin puheenjohtajan, tulee perehtyä oman taloyhtiön yhtiöjärjestykseen. Yhtiöjärjestys on taloyhtiön keskeisin asiakirja. Siinä määritellään monet hallituksen toimintaan ja päätöksiin vaikuttavat seikat. Ilman oman yhtiöjärjestyksen tuntemusta taloyhtiön hallitus on hataralla pohjalla toiminnassaan!

Asunto-osakeyhtiölaki määrittää monet seikat tarkasti ja lakia tulee noudattaa kaikissa yhtiöissä – myös pienissä rivitaloissa. Yhtiöjärjestyksestä löytyy tieto vastikkeiden määräytymisestä ja monista muista asioista hyvinkin yksityiskohtaisesti.

Roolien sekamelskaan selkeyttä

Hallituksen sisäiset roolit ja tehtävät tulee avata, jotta tiedetään kuka hallitustyöskentelyssä vastaa mistäkin. Hallituksen jäsenillä on erilaista osaamista ja hallituskauden alussa on hyvä käydä läpi kunkin hallituksen jäsenen osaaminen ja mahdollisuudet taloyhtiön eri tehtävien hoitamiseen hallituksen jäsenenä.

Puheenjohtajan lisäksi hallituksessa voidaan sopia monia muita rooleja ja tehtäviä hallituksen jäsenten seurattaviksi ja valmisteltaviksi. Yksi hallituksen jäsen voi toimia tositetarkastajana, joka käy tilikauden aikana tositteet läpi yhtiön kirjanpidossa. Toinen voi olla energiaekspertti pyrkien energiansäästön edistämiseen taloyhtiössä. Joku voi toimia tiedottajana vastaten taloyhtiön kotisivuista ja muusta asukasviestinnästä jne. Hallitus toimii päätöksenteossa kollektiivina, mutta valmistelua ja seurantaa on usein mielekästä hajauttaa.

Hallituksen on hyvä olla selvillä roolistaan suhteessa isännöintiin, kiinteistöhuoltoon, tilintarkastukseen ja yhtiökokoukseen. Näin hallitus voi keskittyä omien asioiden hoitamiseen ja yhteistyöhön muiden toimijoiden kanssa.

Sopimukset hallintaan ja kohti kumppanuutta

Taloyhtiön toiminta perustuu pitkälti sopimuksiin. Sopimuksilla ostetaan isännöintipalvelua, kiinteistöhuoltoa, siivousta, lämpöä, sähköä, vettä, vakuutusturvaa ja korjausurakoita. Kuinka hyvin hallitus on perehtynyt eri sopimusten sisältöön? Taloyhtiön menot muodostuvat pääosin sopimuksilla ostetuista palveluista ja tuotteista. Sopimushallinnan osaamisella on merkitystä.

Sopimuksia tulee pitää ajan tasalla ja tarvittaessa päivittää. Ne on ajoittain hyvä käydä läpi hallituksessa ja tarkistaa vastaavatko ne nykyisiä tarpeita ja ovatko ne oikein mitoitettuja. Hallitus tekee taloyhtiön nimissä sopimukset ja valvoo noudattamista.  Erityisen tärkeä on isännöintisopimus, jolla hallitus valitsee itselleen kumppanin hoitamaan taloyhtiön asioita.

Useat taloyhtiön sopimukset ovat varsin pitkäkestoisia. Taloyhtiöissä on mielekästä pyrkiä kumppanuussopimuksiin eli rakentamaan toimivaa pitkäjänteistä yhteistyötä. Toimiva sopimuskumppanuus on useimmiten molemminpuolinen etu.

Toimintatavat ja pelisäännöt sovittava

Ensimmäisessä pidemmässä kokouksessa hallituksen tulee sopia yhteiset pelisäännöt ja toimintatavat. Tarkoitus on varmistaa hallitustyöskentelyn selkeys ja johdonmukaisuus sekä kaikille hallituksen jäsenille tasapuoliset mahdollisuudet hallitustyöskentelyyn.

Hallituksen työ- ja kokoussuunnitelma on syytä laatia kerralla koko toimikaudeksi. Hallituksen tulee sopia yhdessä isännöitsijän kanssa kuinka hallituksen kokous kutsutaan koolle, miten kokousasiakirjat toimitetaan ja missä laajuudessa hallituksen varajäsenet ottavat osaa hallituksen työskentelyyn.

Kokoussuunnitelmaan listataan suunniteltu kokousten lukumäärä ja ajankohdat sekä kunkin kokouksen tiedossa olevat ja valmisteltavat asiat. Taloyhtiön vuosikello on oiva apua tätä kokoussuunnitelmaa tehtäessä.

Hallituksen keskeiset tehtävät ja toimintaperiaatteet kannattaa määritellä esimerkiksi kirjallisessa hallituksen työjärjestyksessä tai ohjesäännössä. Niissä voidaan kirjata, kuinka vastuualueet jaetaan jäsenten kesken. Työjärjestyksessä voidaan sopia myös käytännöistä ja päätöksentekomenettelyistä puhelin- ja nettikokouksia varten.

Työjärjestys raamittaa ja kehittää hallituksen toimintaa. Sen noudattaminen takaa, että hallituksen jäsenet saavat riittävästi ja tasapuolisesti tietoa taloyhtiöstä ja päätettävistä asioista hyvissä ajoin ennen kokousta, kokoukset tulevat kunnolla valmistelluiksi, kokouksen esityslista aikataulutetaan järkevästi ja kokouksessa vallitsee avoin ja keskusteleva ilmapiiri. Työskentelyä voidaan tehostaa esimerkiksi siten, että rutiiniasioissa puheenjohtaja ja isännöitsijä valmistelevat etukäteen päätösesitykset.

Yhteenveto

Hallitus ei aloita työtään puhtaalta pöydältä, vaan kunkin talon tilanne ja vireillä olevat asiat tekevät jokaisen hallituksen kauden aloituksesta omanlaisensa. Hallituksen tehtävä on omassa talossa ottaa asiat haltuun niin lähimenneisyyden, nykyisyyden kuin tulevaisuuden tekemisen osalta.

Kirjoituksen laatimiseksi on pyydetty ja saatu näkemyksiä useilta taloyhtiöiden hallitustoiminnan asiantuntijoilta. Kirjoittaja vastaa artikkelin sisällöstä ja sen tulkinnoista. Kiinteistöliiton ja AKHA:n yhteistyössä tuottama kirjoitussarja käsittelee hallitustyöskentelyn kehittämistä taloyhtiössä.

Lähde: Kiinteistölehti